A Lei 13.709/20 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), em vigor desde de setembro de 2020, impõe que empresas revisem suas operações envolvendo dados de pessoas físicas.
O setor de Recursos Humanos é um dos que exigem mais atenção, dado que concentra um volume significativo de dados pessoais. É importante que a LGPD seja considerada desde o momento de recrutar um novo colaborador, de modo a assegurar a privacidade do candidato e a proteção de seus dados coletados ao longo do processo de seleção.
Alguns cuidados a serem tomados durante a escolha de novos profissionais:
1- Transparência: A LGPD preza por garantir aos titulares informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre o tratamento de dados pessoais. É importante estar disponível para os candidatos do processo de seleção um Aviso de Privacidade, no qual estejam dispostos esclarecimentos sobre o uso dos dados coletados durante o recrutamento.
2- Coletar somente os dados necessários: No momento de solicitar informações de um candidato, é importante que a coleta de dados pessoais esteja restrita ao mínimo necessário para a realização de sua finalidade. Em um formulário de inscrição devem constar apenas dados pertinentes e não excessivos para que seja feita a seleção. Deixar para o momento da contratação para pedir mais informações, necessárias para a assinatura do contrato e formalização do ingresso na empresa, é uma boa prática para garantir a privacidade dos que estão concorrendo, mas não serão contratados.
3- Cuidado com dados sensíveis: A LGPD traz uma categoria de dados que exigem um cuidado especial. São dados pessoais sensíveis aqueles sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual e ainda dado genético ou biométrico. Importante que o setor de RH avalia se qualquer desses dados é efetivamente necessário para o processo de seleção. Em sendo, deve ser solicitado o consentimento do candidato para sua coleta e uso, de forma clara e destacada.
4- Prazo de retenção: Definir por quanto tempo os dados poderão ser usados é outra exigência da LGPD. Importante que o RH seja transparente quanto ao prazo de armazenamento e que este esteja atrelado à finalidade para que foi coletado. Em termos práticos, os dados coletados devem ser apagados tão logo acabe o processo seletivo, caso o candidato não seja contratado. Em havendo banco de currículos, o titular dos dados deve concordar com esse uso e ser informado sobre o prazo de manutenção nas bases da empresa.
5- Garantir um canal de atendimento: O candidato, como titular de dados pessoais, tem direito de obter informações sobre o uso de seus dados pessoais. É importante que seja disponibilizado um canal de atendimento específico para demandas relacionadas à proteção de dados, por onde o profissional participante do processo seletivo poderá solicitar acesso aos dados coletados, correção de seus dados, apagamento, informações sobre compartilhamento, revogação do consentimento e informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.
Importante ainda ressaltar que o cuidado desde o processo de seleção com os dados dos candidatos impacta na percepção que futuros colaboradores terão de seu ambiente de trabalho. Cumprir com a LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas uma preocupação que empresas devem ter quanto à relação de transparência e confiança desenvolvida com os titulares de dados.
