Servidores devem assumir métodos cuidadosos na criação e tramitação de processos e documentos em função do novo módulo de consulta pública do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) que passa a vigorar a partir de abril. A mudança tem como finalidade a proteção de direitos, como por exemplo, os de liberdade e de privacidade, especialmente no que dispõe a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sobre o tratamento de dados pessoais, incluindo os meios digitais. “Vamos iniciar a implantação do módulo em março. A previsão é de que já esteja finalizada até 30 de abril. Essa ação já estava prevista no processo de Transformação Digital da UFMS e contribui para melhoria de processos e maior transparência das ações na Universidade”, explica o diretor da Agência de Tecnologia de Informação e Comunicação, Luciano Gonda.
“É importante esclarecer que a LGPD define que o tratamento de dados pessoais é ‘toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração”, explica a ouvidora da UFMS, Mariane Cristina Wolf.
Segundo Mariane, responsável pelo tratamento de dados pessoais na Universidade, acessos a documentos que contenham dados pessoais ou a impressão de um documento do SEI, por mais simples que pareçam, são exemplos de operações de tratamento de dados pessoais. “Todos os servidores públicos têm o dever de garantir que as informações pessoais constantes nos documentos sejam protegidas”, afirma.
Para Daline Dutra, secretária substituta de Documentação Institucional (Sedoc), “de forma simplificada, a principal regra que deve ser seguida é: se o dado não for uma informação relevante e necessária, não deve constar no documento. Nos casos em que essa informação for essencial para o trâmite, o documento/processo deve ser classificado com o nível de acesso restrito e, se houver necessidade de que o documento seja publicado, é preciso que os dados pessoais sejam descaracterizados ou tarjados”. A Sedoc é vinculada à Agência de Comunicação Social e Científica.
Mariane reforça, “A LGPD visa garantir que os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade dos titulares de dados sejam protegidos e trouxe também uma mudança na forma de lidarmos com os dados pessoais que tratamos no exercício de nossas atribuições. Esse tratamento, feito em conformidade com a LGPD, traz a confiança a todos nós de que os dados de toda a comunidade acadêmica são tratados com segurança”.
De acordo com a ouvidoria, a Escola Nacional de Administração Pública (Enap) disponibiliza cursos onlines e gratuitos que tratam da LGPD, de forma virtual por meio da Escola Virtual.Gov. “É importante que todos os servidores conheçam a Lei e entendam os princípios que devem ser observados no tratamento dos dados, para que seja fortalecida a cultura institucional de garantia e respeito à privacidade dos dados pessoais nas atividades rotineiras da universidade”, destaca a ouvidoria.
Além dos cursos, ela também ressalta que a Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia também oferece um Guia de Boas Práticas sobre a LGPD que concede orientações de boas práticas aos órgãos da administração pública federal para as operações de tratamento de dados pessoais.
“A adoção dessas medidas visa a promover uma maior segurança para todos os servidores da UFMS, bem como para a comunidade externa com demandas na universidade, uma vez que evita a exposição desnecessária de dados pessoais e sensíveis”, completa Daline Dutra.
Conheça o SEI
Cedido de maneira gratuita à administração pública, o SEI é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos. O sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e selecionado como o recurso de processo eletrônico no contexto do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).
Em 2017, o SEI foi implementado na UFMS, com o proposito de proporcionar rapidez na tramitação e mais transparência de processos, inovar a gestão de documentos e processos com êxito, competência e efetividade na gestão de processos da UFMS além de contribuir com a sustentabilidade na redução do uso de papel.
Destacando as vantagens do sistema, pode-se citar o acesso remoto por variados modelos de equipamentos (microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS e Android); navegabilidade e usabilidade de boas condições; diminuição nos gastos com papeis, impressões, materiais de escritório e serviços de postagem além da redução de custos com logística e transporte de documentos; permite integração com outros órgãos e proporciona mais produtividade, celeridade, transparência e segurança aos mecanismos administrativos.
Fonte: UFMS
