É comum que as imobiliárias tenham acesso a dados de clientes e proprietários de imóveis que utilizam o serviço para locação e vendas no ramo. A volumetria de dados é considerada alta, para que a atenção seja redobrada.
Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020, ouvimos falar sobre a proteção de dados e os riscos que as empresas correm quando não os protegem. Diante da aplicabilidade da Lei, a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) reforça com frequência o quão importante é a segurança e o tratamento de dados pessoais nas organizações.
A LGPD Brasil separou 4 passos, de suma importância, que as imobiliárias precisam ter diante da LGPD e sua adequação. Confira.
Coleta de Dados e armazenamento
Um dos principais pontos de atenção que a LGPD possui é como a coleta de dados é feita e como o seu armazenamento é aplicado. A coleta precisa ser coerente e ter solicitado apenas os dados necessários para um primeiro contato, já que as imobiliárias costumam armazenar dados de contato para um possível interesse num imóvel que o cliente esteja procurando.
Durante a coleta de dados, o usuário precisa estar ciente sobre sua finalidade. Solicitar os dados pessoais e transmitir o porquê de sua coleta traz uma segurança maior tanto para o cliente quanto para a imobiliária, já que é necessária uma confiança recíproca entre ambas as partes.
Além disso, quando um cliente resolve fechar negócio em uma imobiliária, terá seus dados compartilhados com o proprietário do imóvel – que também está incluso nas tratativas da forma correta da coleta de dados – e, dessa forma, necessita ter seus dados em segurança. Cabe lembrar que a lei é regida por princípios de segurança e privacidade que devem ser seguidos pelas imobiliárias.
Ciclo de vida dos dados nas imobiliárias
Normalmente as imobiliárias costumam deixar os dados dos locatários salvos em suas plataformas, gerando um congestionamento de informações e volume desnecessário que pode acarretar em consequências futuras por conta do armazenamento além do tempo necessário. A LGPD alerta quanto ao prazo que esses dados podem se manter nos sistemas de qualquer organização.
Cada ramo possui suas necessidades quanto ao ciclo de vida dos dados armazenados, porém, precisamos lembrar que um locatário ou locador que não possui mais vínculos com a imobiliária contratada, pode ter a eliminação de seus dados justamente pela segurança de ambas as partes.
Além disso, há um manuseio e troca de informações internas e externas, que podem deixar em risco os dados pessoais e sensíveis de seus usuários. As imobiliárias costumam trabalhar com parceiros e o compartilhamento dos dados com essas empresas também precisa seguir a adequação da LGPD, ou seja, as empresas terceirizadas precisam estar de acordo com a Lei. Essa segurança e prioridade precisa ser mantida para que consequências quanto as sanções administrativas não venham ocorrer.
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Compartilhamento de contratos e processos
Já notou que sempre que um contrato em uma imobiliária é feito, solicitam cópia de documentos? Independente se no formato físico ou digitalizados e enviados por e-mail ou alguma plataforma digital, há o compartilhamento que também precisa ser visto com atenção.
Existe um volume de terceirizados que possuem acesso a esses dados, como advogados, instituições financeiras e outros possíveis envolvidos na operação. Essa rotina de compartilhamento torna ainda mais a segurança dos dados em risco quando não possuem o tratamento adequado.
Esses dados vão passar por muitas empresas e pessoas jurídicas e não se sabe como é feito o tratamento de dados, a segurança, a proteção e adequação a Lei. Qualquer imprevisto pode acontecer e os dados serem migrados de maneira incorreta e irregular perante a lei, prejudicando o usuário dos dados fornecidos.
Diante disso, a imobiliária precisa manter a cultura de proteção de dados de maneira firme e constante para que incidentes de segurança não venham ocorrer. Tudo começa a partir da coleta de dados na imobiliária. Depois disso, um ciclo se inicia, e é nele que a atenção precisa estar redobrada.
Investimento em segurança e proteção de dados
A Lei Geral de Proteção de Dados segue algumas conformidades para que os princípios básicos sejam seguidos e adequados dentro das organizações. Há uma gama de detalhes que precisa ser seguida e é compreensível que demandar as funções sobre a segurança de dados e todos os cuidados necessários com colaboradores internos, talvez seja uma sobrecarga de função e uma corrida contra o tempo que pode gerar um desgaste desnecessário.
Para que a adequação à Lei nas imobiliárias seja resguardada e amparada, um escritório de advocacia ou um advogado especializado em direito digital conseguirá alinhar e organizar as demandas sobre a adequação da LGPD.
O DPO (Data Protection Officcer) é o responsável que estará à frente das adequações que devem ser feitas.
Dessa forma, a imobiliária que passa a ter a consultoria desse profissional, podendo seguir adequada e segura quanto a lei e sem a sobrecarga em demandar novas funções internamente que carecem de detalhes quanto a proteção de dados.
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