Após digitalizar e arquivar os documentos da empresa, surge a dúvida sobre o que fazer com os papéis físicos. É possível descartá-los? Os arquivos digitais têm o mesmo valor legal? A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais aborda esse assunto?
Com o avanço tecnológico, é possível processar informações integralmente em meios digitais, do início ao fim. No entanto, muitas organizações ainda possuem uma quantidade significativa de dados em suporte físico.
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De acordo com a LGPD, é permitido descartar os papéis após o arquivamento digital, desde que observadas as condições, exceções e critérios definidos pela legislação.
Os arquivos digitais têm o mesmo valor legal, e a LGPD estabelece que os dados pessoais devem ser eliminados após o término do seu tratamento, exceto quando necessário para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa, transferência a terceiros ou uso exclusivo pelo controlador, com a devida anonimização quando possível.
Apesar dos receios, há várias razões para migrar informações para meios digitais: liberação de espaço físico, maior segurança na gestão, preservação ambiental com menos consumo de papel e reciclagem, além de redução de custos.
No entanto, para que os documentos digitalizados tenham a mesma validade legal que os produzidos fisicamente, é imprescindível atender aos requisitos estabelecidos no decreto 10.278 de 2020 e outras normas pertinentes.
Conforme o decreto, a digitalização de documentos físicos deve assegurar a integridade e a confiabilidade do documento, a rastreabilidade e confiabilidade dos procedimentos empregados, padrões técnicos para garantir a qualidade de imagem, de legibilidade e de uso. Além disso, é preciso que o procedimento observe a confidencialidade, quando aplicável, e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
O documento digitalizado, quando assinado com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, apresentará os mesmos efeitos que o físico perante as entidades da administração pública. Isso requer a observância dos requisitos mínimos de resolução, cor e formato de arquivo em PDF/A ou PNG, conforme disposto no anexo I do decreto 10.278/20.
A validade também dependerá da existência de metadados essenciais, que são dados estruturados que possibilitam classificar, descrever e gerenciar documentos. Esses metadados incluem informações como o assunto, autor, data e local da digitalização, além do nome do responsável pelo processo de transferência para o formato digital.
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Após cumprir as formalidades do Decreto, os documentos físicos podem ser descartados, desde que não possuam valor histórico.
A mesma possibilidade de eliminação dos suportes físicos está prevista na lei 12.682, de julho de 2012. Essa norma estabelece a elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e no art. 2º, parágrafo 1º, que “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica“.
A legislação estabelece que, além da preservação em caráter histórico, alguns documentos originais não serão eliminados após a digitalização. Isso inclui documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos de identificação e os de porte obrigatório. Esses documentos serão mantidos em suporte físico durante os prazos de prescrição e decadência, mesmo após o processo de digitalização.
Para os documentos não enquadrados na exceção do decreto 10.278/20, o descarte deve ser realizado de forma que impeça a recuperação das informações contidas nos mesmos. Uma prática comum é o uso de equipamentos fragmentadores de papéis, ou, em casos de grande volume, a contratação de uma empresa especializada, que também pode proceder com a reciclagem do material.
Recomenda-se que as organizações desenvolvam procedimentos para avaliar, selecionar e, posteriormente, descartar documentos devidamente autorizados. É importante lembrar que manter informações além dos prazos estabelecidos na legislação ou nas políticas internas da empresa constitui uma infração às regras de proteção de dados.
Fonte: Migalhas
Autor(a): Lucélia Marcondes
