Com o aumento da distribuição dos dados pessoais, por conta da popularização da tecnologia e do uso frequente da internet e redes sociais, muitas dúvidas sobre a sua proteção passaram a surgir. Mediante esse cenário, a criação de uma lei regulamentadora se fez necessária para garantir que a privacidade e a proteção de dados pessoais fossem seguidas. Essa Lei é conhecida como LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, instaurada em 2020.
Para além da distribuição de dados feita no meio digital, existem ainda maneiras do tratamento ser feito no meio físico. Como é o caso dos trabalhadores contratados que precisam compartilhar uma grande quantidade de informações pessoais – e muitas delas sensíveis – tanto no momento da contratação como durante e após a sua saída. Por esse motivo é muito importante que as empresas estejam atentas a normas trazidas a partir da Lei nº 13.709/2018. Ela deve ser aplicada antes mesmo da entrada desse profissional, previamente a notícia de aceitação.
Etapa pré-contratual
O contato inicial do empregador com o possível contratado é onde se inicia a aplicação da LGPD. Com a divulgação da vaga é normal que haja o recebimento de informações detalhadas sobre o mesmo, como telefone, escolaridade, e-mail, cidade de origem, CPF e IP do computador. Todos os dados citados podem ser pedidos pelo recrutador, no entanto, os dados sensíveis – aqueles que detalham a escolha política, a preferência religiosa e detalhes de saúde, por exemplo – ficam proibidos nesse momento inicial, uma vez que quando mal utilizados podem causar discriminação do candidato.
O pedido das informações devem ser limitados, apenas focando nas necessárias para a identificação do indivíduo e para a sequência do processo. Aqui também faz-se necessário o uso do termo consentimento, o que vai garantir que o titular esteja ciente da captura dos dados e que futuramente não existam problemas judiciais por descumprimento das normas.
É necessário que no momento da coleta exista um aviso, por meio de contrato que será assinado previamente à contratação, que especifique o motivo da captura dos dados e o que será feito com todos eles. Para as entrevistas por vídeo ou as anotações que são feitas durante esse momento, a Lei fala sobre a não recomendação de salvá-los. Para os não contratados é sugerido o descarte dos currículos e dados, no entanto, caso haja a empresa entenda que seja importante manter as informações no banco de dados essa retenção terá que ser informada aos titulares.
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Contratual e Pós-contratual
Com o funcionário já empregado, outros dados de características sensíveis serão informados com mais frequência, entre eles: biometria, doenças existentes, detalhes salariais, dados bancários, quadro de saúde, entre outros pontos.
O correto é que terceiros não possuam acesso livre às informações que dizem respeito ao titular, apenas o empregador. Um termo de consentimento precisa ser criado pela empresa para que seja assinado pelo dono dos dados, assim como o contrato de trabalho deve ser alterado para que haja a inclusão de aditivos que informem sobre a Lei.
O livre acesso é uma dos principais diferenciais, junto com a concessão prévia, quando falamos sobre as mudanças que a LGPD trouxe. Ele indica que o titular poderá ter acesso a todas as informações que são suas, podendo ainda haver o questionamento sobre algum tipo de dado armazenado e, até mesmo, o pedido de descarte imediato quando ele não fizer mais parte daquele ambiente corporativo. Para esse momento de desligamento o necessário a ser realizado é a comunicação sobre a retirada de todos os dados que o digam respeito, exceto em casos de pedidos judiciais.
Durante a pandemia da Covid-19 e com a adoção do sistema home-office a aplicação das normas ficou ainda mais importante. É comum que muitos elementos pessoais sejam distribuídos pela internet aumentando o risco de ciberataques e a distribuição indesejada deles. A cultura de privacidade de dados deve ser instaurada na instituição e compartilhada com os novos funcionários para que dessa forma ele possa entender os seus direitos, e entenda melhor a necessidade que o empregador tem em seguir todos os pontos.
E para verificar se todos eles estão sendo seguidos de fato pelas empresas contratantes a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) entra em ação. Ela é a responsável pela garantia da aplicação de todos os impactados pela Lei e pode até atuar na aplicação de sanções e multas quando necessário.
Para evitar complicações judiciais e até mesmo a pausa nas atividades, um dos tipos de sanções possíveis de serem aplicadas pela Autoridade, as empresas podem recorrer a especialistas que irão estudar o caso específico da instituição a fim de adaptar as normas de acordo com a sua realidade. A LGPD Brasil é um grande exemplo de um time existente no mercado com as expertises necessárias para facilitar a adequação de seus clientes. Conheça mais sobre os nossos serviços clicando aqui.
